Billing Coordinator

English posting follows.

Aperçu du poste

Relevant du gestionnaire, Opérations, le/la coordonnateur(trice) à la facturation appuie les processus liés à la reconnaissance des revenus et à la facturation des clients, en conformité avec les politiques financières de Newmark. Dans ce rôle, vous serez responsable de la facturation des travaux en cours (WIP) non facturés des clients selon les directives, du traitement des ajustements à la hausse (« write-ups ») et de la reconnaissance des revenus conformément aux politiques et pratiques de l’entreprise, tout en veillant à l’exactitude des clôtures de fin de mois, de fin de trimestre et de fin d’exercice pour l’ensemble des fonctions.

Cette offre vise un poste actuellement vacant. Le candidat peut être basé à Montréal, Toronto ou Ottawa.

Responsabilités clés:

• Préparer les factures pour les clients de Newmark en concertation et collaboration avec les interlocuteurs internes (conseillers, etc.).

• Préparer des notes de facturation pour révision et approbation par l’unité d’affaires en vue de l’émission des factures. Veiller à ce que tout ajustement de facturation soit autorisé par le/la gestionnaire de projet et que la documentation soit conservée.

• S’assurer que tous les documents justificatifs sont fournis avant l’enregistrement ou la facturation des produits par l’entreprise. Ces documents doivent être conservés et classés conformément à la politique de l’entreprise.

• Fournir, au besoin, les pièces justificatives des factures demandées par les clients.

• Assurer la distribution des factures finales aux clients ou aux gestionnaires de projet.

• Fournir les rapports et la documentation aux vérificateurs externes pour l’audit de fin d’exercice.

• Veiller au respect des politiques de reconnaissance des produits et de facturation, et signaler toute non-conformité au/à la gestionnaire de la comptabilité pour résolution.

• Prêter main-forte aux processus des comptes clients et des comptes fournisseurs.

• Contribuer à l’amélioration continue des processus.

• Apporter son soutien à d’autres projets ponctuels.

Exigences du poste

• Bilinguisme anglais-français pour soutenir une équipe nationale.

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en comptabilité ou en tenue de livres, un atout.

• Au moins trois (3) ans d’expérience pertinente en facturation et émission de factures; une expérience dans des environnements à volume élevé est préférée.

• Connaissance des principes comptables fondamentaux.

• Solide compréhension et expérience des logiciels de facturation.

• Maîtrise opérationnelle de MS Office, notamment Excel (tri, filtres, utilisation de formules, etc.).

• Excellentes aptitudes d’organisation, d’analyse et de gestion de multiples priorités.

• Solides compétences interpersonnelles et aptitudes pour établir et entretenir des relations.

• Excellentes compétences en communication orale et écrite.

• Capacité à travailler efficacement en équipe et de manière autonome.

• Capacité à interagir avec les consultants des unités d’affaires avec diplomatie et tact.

Rémunération: 55 000 $ - 75 000 $ annuel

Le salaire de base prévu pour ce poste se situe entre 55 000 $ et 75 000 $ par année. Le salaire de base réel sera établi individuellement en tenant compte d’un large éventail de facteurs, notamment, sans s’y limiter, les compétences pertinentes, l’expérience, la formation ainsi que, le cas échéant, les licences ou certifications détenues. En plus du salaire de base et d’un régime d’avantages sociaux concurrentiel, ce poste peut être admissible à d’autres formes de rémunération, y compris des primes discrétionnaires et d’autres incitatifs à court et à long terme (p. ex., rémunération différée en espèces, attributions en actions, etc.).

Avantages et privilèges:

• Politique généreuse de congés de maternité et parentaux
• Régime de soins de santé payé par l’employeur
• Remboursement des frais d’études
• Occasions de réseautage et de création de liens

Les avantages et privilèges énumérés peuvent varier selon la nature de votre emploi chez Newmark et le lieu du poste.

Remarque: Les énoncés ci-dessus visent à décrire la nature générale et le niveau du travail accompli par les employés et ne doivent pas être interprétés comme une liste exhaustive des responsabilités, tâches et compétences requises pour le personnel ainsi classé.

Newmark est un employeur inclusif. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans égard à la race, la couleur, la religion, le sexe (y compris l’orientation sexuelle et l’identité de genre), l’origine nationale, le handicap ou toute autre caractéristique protégée par les lois fédérales, provinciales ou locales applicables.

L’IA peut être utilisée pour présélectionner les candidatures; toutefois, les évaluations et les décisions d’embauche seront prises par l’équipe responsable du recrutement.

The Opportunity

Reporting to the Manager, Operations, the Billing Coordinator will assist in the processes related to revenue recognition and client billings in compliance with the financial policies at Newmark. In this role, you will be responsible for billing of Client unbilled Work in Progress (WIP) as instructed, process write-ups and recognition of revenues consistent with Corporate policies and practices, ensuring accurate month end, quarter end, and year end cut off for all functions.

This posting is for an existing vacancy. The candidate may be located in Montreal, Toronto or Ottawa.

Key Responsibilities:

• Preparation of invoices for Newmark Clients through consultation and collaboration with internal client contacts (consultants, etc.). 

• This includes preparing billing memos for review and authorization by the business for the invoicing process. Ensuring any billing adjustments are authorized by the project manager and documentation is retained.

• Ensuring all supporting documentation is provided prior to the recording or billing of revenue by the business. This documentation must be retained and filed according to Company policy.

• Provide backup of invoices if required by clients.

• Distribution of final invoices to Clients or Project Managers.

• Provide reporting and documentation to external auditors for year end audit. 

• Ensure there is compliance with revenue and billing policies and escalate non-compliance for resolution with Accounting Manager.

• Help with Account Receivables and Account Payables.

• Continual process improvement.   

• Assist in other ad hoc projects. 

Position Requirements:

• Bilingual (English-French) to support a national team

• College diploma in accounting or bookkeeping is preferred

• 3+ years of relevant experience in billing and invoicing; experience in high volume environments is preferred

• Knowledge of accounting fundamentals

• Strong understanding and experience with billing software

• Working knowledge of MS Office, including Excel (sort, filter, use of formulas, etc.)

• Outstanding organizational, analytical and multi-tasking skills

• Strong interpersonal skills with relationship-building abilities

• Excellent oral and written communication skills

• Ability to work effectively within a team environment and independently

• Ability to deal with business unit consultants with diplomacy and tact

Salary: $55,000 - $75,000 annually

The expected base salary for this position ranges from $55,000 to $75,000 annually. The actual base salary will be determined on an individualized basis taking into account a wide range of factors including, but not limited to, relevant skills, experience, education, and, where applicable, licenses or certifications held. In addition to base salary and a competitive benefits package, this position may be eligible for additional types of compensation including discretionary bonuses and other short- and long-term incentives (e.g., deferred cash, equity, etc.).

Benefits and Perks:

• Generous Maternity & Parental Leave Policy
• Company-paid health plan
• Education reimbursement
• Opportunities to network and connect

Benefits/perks listed may vary depending on the nature of your employment with Newmark and the job location.

Note: The statements herein are intended to describe the general nature and level of work being performed by employees and are not to be construed as an exhaustive list of responsibilities, duties, and skills required of personnel so classified.

Newmark is an inclusive employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, colour, religion, sex including sexual orientation and gender identity, national origin, disability, or any other characteristic protected by applicable federal, provincial, or local law.

AI may be used to screen applicants; however, assessments and hiring decisions will be made by the hiring team.