Communications and Stakeholder Engagement Coordinator (Bilingual)

Position Title: Communications and Stakeholder Engagement Coordinator (Bilingual)

Program: Ottawa Ontario Health Team

Department: Corporate Services

Job Status: Full time, 35 hours/ week, 12 month contract

Pay Scale: $36.362/hour to $42.779/hour

Reports to: Monica Armstrong, Director of the Ottawa OHT-ÉSO                      

This position is an existing vacancy. 

Benefits include:

• 3 weeks of paid time off
• Employee Assistance Program
• Flexible Health and Wellness Spendings Account
• HOOPP Pension plan

The Ottawa Ontario Health Team- Équipe Santé Ontario d’Ottawa (Ottawa OHT-ÉSO) is one of 58 approved Ontario Health Teams (OHTs) across the province. OHTs work collaboratively with health and social service providers, primary care and community members to deliver equitable, accessible, integrated, patient-centered care that improves the health outcomes for an attributed population.

Grounded in a population health approach, the Ottawa OHT-ÉSO focuses on underserved and equity deserving populations, and leverages team-based care with the goal of a healthier Ottawa where every person is supported to live well in our community and have equitable access to timely, high-quality care in both official languages.

The Ottawa OHT-ÉSO is committed to improving the experience and work life of primary care and other health care providers striving to provide quality care and support. The Ottawa OHT-ÉSO is actively re-designing care pathways and evolving models of care.

Pinecrest Queensway Community Health Centre is the host organization for this position, in their capacity as Administrator of the Ottawa OHT-ÉSO. PQCHC is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce. If at any stage in the selection process you require an accommodation due to a disability, please let us know the nature of the required accommodation.

Job Summary:

We are seeking a Communications and Stakeholder Engagement Coordinator to play a key role in advancing system-level change across Ottawa’s health and community sectors. Working closely with the Ottawa OHT- ÉSO backbone team, Primary Care Network (PCN), Collaborative Leadership Group, Client Partner Table and partner organizations to plan and deliver high-quality communications and stakeholder engagement activities that support the Ottawa OHT-ÉSO and Primary Care Network's goals and priorities.

The Communications Coordinator is a communications generalist with proven experience developing and implementing communications and stakeholder engagement strategies in a multi-organization, multi-sector environment, using evidence informed practices. Experience in health care is preferred.  

Reporting to the Director of the Ottawa OHT-ÉSO, the Communications Coordinator will collaborate with communications professionals across OHT/PCN partners and the backbone team to advance objectives in areas including media relations, event planning, internal and external communications, partner and community engagement. The role offers an opportunity to help show how organizations, clinicians, partners and communities connect and work together to improve health and care for people across Ottawa.

Responsibilities:

• Develop and implement integrated communications and stakeholder engagement strategies that support the Ottawa OHT- ÉSO / PCN goals, priorities and initiatives
• Lead content development and engagement across digital platforms, including the website, social media and newsletters; monitor analytics and engagement
• Collaborate with project teams to develop and implement communications and engagement plans that advance the Ottawa OHT-ÉSO priorities and effectively engage partners, stakeholders and communities
• Develop, edit and coordinate high-quality communications materials, including reports, articles, presentations, key messages and other project materials; provide graphic design and copyediting support as required
• Maintenance of CRM database of PCN members
• Maintain Ottawa OHT-ÉSO brand standards, templates and communication tools, and promote consistent use across materials and initiatives
• Support media relations, including preparing news releases, key messages and responses to media inquiries
• Support implementation of Ontario Health communications guidelines and strategies
• Strengthen communications with community partners and organizations, including sharing information and resources
• Apply evidence informed communications and engagement best practices across all Ottawa OHT-ÉSO/ PCN materials and activities
• Other duties as required and assigned

Requirements:

• 1-3 years of experience in communications, community engagement or public education, preferably in a health or social service setting
• Post-secondary degree in communications, media, public relations, journalism, or relevant discipline. 
• Demonstrated experience developing and implementing communications and stakeholder engagement strategies in collaborative, multi-stakeholder environments
• Proven ability to communicate clearly and effectively with diverse audiences – including patients, caregivers, physicians, nurse practitioners, primary care providers, community agencies
• Experience developing tailored strategies to engage and communicate with diverse communities
• Exceptional written, verbal, presentation and interpersonal skills, with the ability to manage multiple priorities and meet deadlines
• Ability to work independently and collaboratively within a small team, demonstrating initiative, flexibility and sound judgment
• Advanced proficiency with Microsoft Office, social media, Canva, Adobe products; eNewsletter platforms; Wordpress and similar digital tools
• Knowledge of health sector, including primary care, acute care, home care, long term care and community support services, is an asset
• Knowledge of AODA requirements and a demonstrated commitment to health equity, anti-racism, anti-oppression and client and caregiver co-design
• Bilingual (English/French) is mandatory requirement

____________________________________________________________________________________________

Titre du poste : Coordonnateur ou coordonnatrice des communications et de l’engagement des intervenants (bilingue) 

Programme : Équipe Santé Ontario d’Ottawa (Ottawa ÉSO)

Service : Services généraux

Type d’emploi : Temps plein, 35 h/semaine, contrat de 12 mois

Échelle salariale : 36.362 $/h à 42.779 $/h

Relève de : Monica Armstrong, Directrice, Ottawa ÉSO

I’l sagit d’un poste vacant existant. 

Les avantages sociaux comprennent:

• 3 semaines de congés payés
• Programme d’aide aux employés
• Compte flexible de dépenses en santé et mieux-être
• HOOPP

L'Équipe Santé Ontario d’Ottawa (Ottawa OHT-ÉSO) est l'une des 58 Équipes Santé de l'Ontario (ÉSOs) approuvées à travers la province. Les ÉSOs travaillent en collaboration avec les fournisseurs de services de santé et sociaux, les soins primaires et les membres de la communauté pour offrir des soins équitables, accessibles, intégrés et centrés sur le patient qui améliorent les résultats de santé pour une population attribuée.

Ancrée dans une approche de santé populationnelle ÉSO d'Ottawa se concentre sur les populations mal desservies et méritant l'équité, et tire parti des soins en équipe avec l'objectif d'un Ottawa en meilleure santé où chaque personne est soutenue pour bien vivre dans notre communauté et avoir un accès équitable à des soins de qualité, en temps opportun, dans les deux langues officielles.

ÉSO d'Ottawa s'engage à améliorer l'expérience et la vie professionnelle des prestataires de soins primaires et d'autres professionnels de la santé qui s'efforcent de fournir des soins de qualité et du soutien. ÉSO d'Ottawa redessine activement les parcours de soins et fait évoluer les modèles de soins.

Le Centre de santé communautaire Pinecrest Queensway est l'organisation hôte pour ce poste, en tant qu'administrateur de l'OHT-ÉSO d'Ottawa. Le PQCHC est un employeur garantissant l'égalité des chances et valorise la diversité au sein de sa main-d'œuvre. Si à un moment donné du processus de sélection, vous avez besoin d'un aménagement en raison d'un handicap, veuillez nous faire savoir la nature de l'aménagement requis.

Résumé du poste :

Nous sommes à la recherche d’un coordonnateur ou d’une coordonnatrice des communications et de l’engagement des intervenants pour jouer un rôle clé dans l'avancement des changements au niveau systémique dans les secteurs de la santé et de la communauté d'Ottawa.

En collaboration étroite avec l’équipe de base de l’ESO Ottawa, le Réseau de partenaires en soins primaires, le Groupe de leadership collaboratif, la Table ronde des clients partenaires et les organismes partenaires afin de planifier, d’élaborer et de mettre en œuvre une gamme complète de produits de communication de haute qualité pour appuyer les objectifs et les priorités de l’ESO Ottawa.

Le coordonnateur ou la coordonnatrice des communications et de l’engagement des intervenants est généraliste des communications et a déjà de l’expérience à créer et mettre en œuvre des stratégies de communication et d’engagement des intervenants dans un environnement multiorganisationnel et multisectoriel, en utilisant des pratiques fondées sur des données probantes, de préférence dans un environnement de soins de santé.

Relevant de la directrice de l’ESO Ottawa, le coordonnateur ou la coordonnatrice collaborera avec  les professionnels en communications des partenaires des ÉSO Ottawa et l’équipe de base de ESO Ottawa afin d’atteindre les objectifs fixés dans des domaines, notamment les relations avec les médias, la planification d’événements, les communications internes et externes ainsi que l’engagement des partenaires et de la communauté. Ce poste offre l'opportunité de démontrer comment les organisations, les cliniciens, les partenaires et les communautés se connectent et travaillent ensemble pour améliorer la santé et les soins des personnes à Ottawa.

Responsabilités

• développer et mettre en œuvre des stratégies de communication et d’engagement des intervenants pour atteindre les objectifs,priorités et initiatives de l’ÉSO Ottawa
• créer et maintenir des plateformes numériques, y compris créer du contenu, effectuer des analyses et solliciter de l’engagement par le biais du site web, des médias sociaux et de l’infolettre
• collaborer avec les équipes de projet pour élaborer des plans de communication et d’engagement qui advancent les priorités de ÉSO Ottawa et engagent efficacement les partenaires, les parties prenantes le les communautés
• développer, éditer et coordonner des supports de communication de haute qualité, y compris des rapports, des articles, des présentations, des messages clés et d'autres documents de projet ; fournir un soutien en design graphique et en révision de texte selon les besoins 
• maintien de la base de données CRM des membres du PCN 
• maintenir les normes de marque, les modèles et les outils de communication de ÉSO d'Ottawa, et promouvoir une utilisation cohérente dans tous les matériels et initiatives
• soutenir les relations avec les médias, y compris la préparation de communiqués de presse, de messages clés et de réponses aux demandes des médias 
• soutenir la mise en œuvre des lignes directrices et des stratégies de communication de Santé Ontario 
• soutenir les besoins en communication des projets, notamment au moyen de l’élaboration de rapports et d’articles, de la conception graphique et de la révision
• renforcer la communication avec les partenaires communautaires et les organisations, y compris le partage d'informations et de ressources 
• appliquer les meilleures pratiques de communication et d'engagement fondées sur des données probantes à tous les matériaux et activités ÉSO/PCN d'Ottawa 
• effectuer d’autres tâches selon ce qui est requis et assigné

Exigences :

• 1 à 3 ans de développement communautaire, d’engagement, d’éducation du public ou de communication dans le domaine de la santé ou des services sociaux
• diplôme d’études postsecondaires en communication, médias, relations publiques, journalisme ou dans une discipline pertinente
• Expérience démontrée dans le développement et la mise en œuvre de stratégies de communication et d'engagement des parties prenantes dans des environnements collaboratifs impliquant plusieurs parties prenantes 
• Capacité prouvée à communiquer clairement et efficacement avec des publics divers, y compris les patients, les aidants, les médecins, les infirmiers praticiens, les prestataires de soins primaires et les agences communautaires
• expérience à élaborer des stratégies personnalisées pour engager et communiquer avec des communautés diverses
• compétences exceptionnelles en rédaction, communication orale, présentation et relations interpersonnelles, avec la capacité de gérer plusieurs priorités et de respecter les délais
• capacité avérée à travailler de manière indépendante et en collaboration au sein d’une petite équipe, en faisant preuve d’initiative, de flexibilité et de bon jugement
• Maîtrise avancée de Microsoft Office, médias sociaux, Canva, produits Adobe, plateformes d’infolettre, Wordpress et autres applications similaires
• compréhension avérée du secteur de la santé, y compris des soins primaires, des soins de courte durée, des soins à domicile, des soins de longue durée et des services de soutien communautaire, est un atout
• engagement en faveur de l’équité en matière de santé, de l’antiracisme, de l’anti-oppression et de la co-création pour les clients et les aidants naturels
• capacité à travailler en anglais et en français (exigence obligatoire)