Senior Project Coordinator / Coordonnateur Senior de projet

The Senior Project Coordinator works with Project Managers, Clinical Trial Managers, Site Selection Team and Clinical Research Associates (CRA) to provide administrative and coordinating support for site activation activities and other site level deliverables through all phases of the clinical trial lifecycle.

As a Senior Project Coordinator, you will take the lead to ensure timeframes, targets and the quality of the deliverables are in line with internal and external customer expectations. As a Senior member of the team, you work autonomously to ensure optimized site activation and maintenance and you may be asked to mentor junior project coordinators. 

This role is perfect for you if:

• You have an experience in project administration and clinical research;
• You want to work in a collaborative environment;
• You want to have an impact in a fast-growing company.

More specifically, the Senior Project Coordinator:

• Prepare Investigator Sites to conduct clinical trials through the review and approval of essential clinical trial and regulatory documents.
• Establishes site activation timelines with selected sites and coordinates activities to meet planned activation timelines.
• Communicate with clinical sites during site start-up.
• Collaborates with other functional departments to ensure alignment of activities to meet site activation targets.
• Escalates to the Project Manager risks to site activation schedule.
• Communicates directly with the study teams, external site staff, to ensure tasks and priorities are aligned to the defined study timelines.
• Collects, reviews and files sites essential documents.
• Ensures essential documentation is complete and of good quality to successfully first pass review for site activation.
• Ensures that the electronic Trial Master File (eTMF) contains the relevant regulatory documents for site activation and ongoing study management.
• Collects and distributes documents from / to sites.
• Produces meeting minutes from project meetings.
• Maintains ADI log.
• Assigns documents for internal project-specific training and coordinates training reconciliation and documentation.
• May assist with drafting of study documents and study plans for clinical trials.
• Acts as a main point of contact for all site correspondences for non-protocol related issues.
• Assists sites with local ethics submissions.
• Assist internal and external teams with access to study-specific systems
• Assist with initiating and maintaining study files.
• Assist with assembling and shipping the Investigator’s Study File.
• Maintains project timeline dates, enrolment tracking tools, and study material inventory.
• Prepares shipments of study supplies to clinical sites, when applicable.
• Assists with preparation of Investigators’ Meeting.
• Distributes study correspondence to sites.
• Serves as in-house contact to support CRAs when traveling.
• Reviews and reconciles investigators site and vendor payments.
• Assists with project tracking activities and status reports preparation.
• Participates in various administrative tasks as required to accomplish the goals of the project and the needs of the project team.
• May support Health Authority inspection and pre-inspection activities.
• May support audit preparation & Corrective Action / Preventative Action preparation for project related issues.
• May perform project management duties on designated trials.
• May mentor junior Project Coordinators and assist with onboarding activities.
• May assist with process improvement and creation of training material within the Site Activation and Project Coordination department.

• Bachelor’s degree in a field relevant to clinical research or equivalent experience.
• Specialized graduate diploma in drug development is an asset.
• Minimum of 2 years of experience as a Project Coordinator or equivalent position in clinical research and in the biotechnology, pharmaceutical, and/or CRO industry.
• Proven Site Start-Up experience in the management of clinical trials and/or staff in a global/multi-regional environment.
• Good knowledge of essential documentation requirements for clinical trials.
• Proficiency in English (written and oral) is required.
• Bilingual French and English or fluency in another European or Asian language is an asset.
• Excellent knowledge and competency in Word, Excel, and Power Point.
• Ability to prioritize multiple assignments to meet deadlines.
• Attention to detail.
• Quick learner, good adaptability and versatile.
• Strong organizational, communication, problem-solving and multi-tasking skills

 The work environment

At Indero, you will work with brilliant and driven colleagues. Our values are collaboration, innovation, reliability and responsiveness. We offer a stimulating work environment and attractive advancement opportunities. 

In this position, you will be eligible for the following perks: 

• Flexible work schedule
• Complete benefits
• Offices near public transportation (Sherbrooke metro station or Saint-Laurent metro station)
• Possibility of working from home in accordance with company policies and public health directives
• Ongoing learning and development

About Indero  

A Global Clinical Leader In Dermatology!

Formerly known as Innovaderm, Indero is a world-renowned expert and clinical research leader in dermatology. We have more than two decades of experience serving a broad range of indications, patient populations, administration routes, and drug classes, and a global footprint.

Indero is a dual-focus CRO for dermatology and rheumatology, with 25+ years’ experience in clinical research and trial delivery. Our full-service approach – which includes everything from protocol design and patient recruitment to trial monitoring and biometrics – provides biotech and pharmaceutical sponsors with the rigorous scientific foundation and tailored expertise their studies need to reach the finish line efficiently and effectively. With capabilities in North America, Europe, Asia Pacific and Latin America; vast, continuously growing relationships with investigators and patients; and a dedicated research clinic through which we design and execute our own studies, Indero is the ideal CRO partner for clinical needs at global scale.

Indero is committed to providing equitable treatment and equal opportunity to all individuals. As such, Indero will provide accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, upon request.



Indero only accepts applicants who can legally work in Canada. 

Le Coordonnateur(trice) de projet sénior travaille avec les Gestionnaires de projet (PM), les Gestionnaires d’essais cliniques (CTM), l’Équipe de sélection des sites et les Associés de recherche clinique (ARC/CRA) afin de fournir un soutien administratif et de coordination pour les activités de mise en place des sites et autres livrables au niveau des sites, à travers toutes les phases du cycle de vie d’un essai clinique.

En tant que Coordonnateur(trice) de projet sénior, vous prenez l’initiative de vous assurer que les échéanciers, les objectifs et la qualité des livrables respectent les attentes des clients internes et externes. En tant que membre sénior de l’équipe, vous travaillez de manière autonome afin d’optimiser la mise en place et le suivi des sites, et il se peut que vous soyez appelé(e) à encadrer des coordonnateurs(trices) de projet juniors.

Ce rôle est parfait pour vous si :

• Vous avez une expérience en administration de projet et en recherche clinique ;
• Vous souhaitez travailler dans un environnement collaboratif ;
• Vous souhaitez avoir un impact dans une entreprise en forte croissance.

Plus précisément, le/la Coordonnateur(trice) de projet sénior :

• Prépare les sites investigateurs à mener des essais cliniques par l’examen et l’approbation des documents cliniques et réglementaires essentiels.
• Établit les échéanciers de mise en place avec les sites sélectionnés et coordonne les activités afin de respecter les délais prévus.
• Communique avec les sites cliniques lors de la phase de démarrage.
• Collabore avec d’autres départements fonctionnels afin d’assurer l’alignement des activités pour atteindre les objectifs de mise en place des sites.
• Informe le Gestionnaire de projet (PM) des risques liés au calendrier de mise en place des sites.
• Communique directement avec les équipes d’étude et le personnel externe des sites afin de garantir que les tâches et priorités soient alignées aux échéanciers définis.
• Collecte, révise et classe les documents essentiels des sites.
• S’assure que la documentation essentielle est complète et de bonne qualité afin de réussir la première révision pour la mise en place du site.
• Veille à ce que le système électronique de gestion des documents d’étude (eTMF) contienne les documents réglementaires pertinents pour la mise en place et la gestion continue de l’étude.
• Collecte et distribue les documents de/vers les sites.
• Rédige les comptes rendus des réunions de projet.
• Tient à jour le registre ADI.
• Assigne des documents pour les formations internes spécifiques aux projets et coordonne la réconciliation et la documentation des formations.
• Peut contribuer à la rédaction de documents et de plans d’étude pour les essais cliniques.
• Sert de point de contact principal pour toutes les correspondances avec les sites concernant les questions non liées au protocole.
• Soutient les sites dans leurs soumissions aux comités d’éthique locaux.
• Aide les équipes internes et externes à accéder aux systèmes spécifiques aux études.
• Participe à l’ouverture et à la tenue des dossiers d’étude.
• Contribue à l’assemblage et à l’expédition du dossier investigateur.
• Tient à jour les échéanciers de projet, les outils de suivi des inclusions et l’inventaire du matériel d’étude.
• Prépare les envois de fournitures d’étude vers les sites cliniques, le cas échéant.
• Participe à la préparation des réunions d’investigateurs.
• Distribue les correspondances liées à l’étude aux sites.
• Sert de contact interne pour soutenir les Associés de recherche clinique (ARC/CRA) lors de leurs déplacements.
• Révise et concilie les paiements aux sites investigateurs et aux fournisseurs.
• Participe aux activités de suivi de projet et à la préparation des rapports d’avancement.
• Contribue à diverses tâches administratives nécessaires pour atteindre les objectifs du projet et répondre aux besoins de l’équipe.
• Peut soutenir les inspections des autorités de santé et les activités de pré-inspection.
• Peut contribuer à la préparation des audits et à la mise en place d’actions correctives et préventives (CAPA) liées aux projets.
• Peut effectuer des tâches de gestion de projet sur certains essais désignés.
• Peut encadrer des Coordonnateurs(trices) de projet juniors et contribuer aux activités d’intégration.
• Peut participer à l’amélioration des processus et à la création de matériel de formation au sein du département de Mise en place des sites et Coordination de projet.

• Baccalauréat dans un domaine pertinent à la recherche clinique ou expérience équivalente.
• Diplôme d’études supérieures spécialisées en développement du médicament est un atout.
• Minimum de 2 ans d’expérience en tant que Coordonnateur(trice) de projet ou dans un poste équivalent en recherche clinique, dans l’industrie biotechnologique, pharmaceutique et/ou dans une CRO.
• Expérience avérée en mise en place de sites (Site Start-Up) dans la gestion d’essais cliniques et/ou d’équipes dans un environnement global/multi-régional.
• Bonne connaissance des exigences documentaires essentielles aux essais cliniques.
• Maîtrise de l’anglais (écrit et oral) requise.
• Bilinguisme français-anglais ou maîtrise d’une autre langue européenne ou asiatique est un atout.
• Excellente maîtrise de Word, Excel et PowerPoint.
• Capacité à prioriser plusieurs tâches afin de respecter les échéances.
• Souci du détail.
• Apprentissage rapide, bonne capacité d’adaptation et polyvalence.
• Solides compétences organisationnelles, en communication, en résolution de problèmes et en gestion multitâches..

Chez Indero, vous travaillerez avec des collaborateurs compétents et dynamiques. Nos valeurs sont la collaboration, l’innovation, la fiabilité et la réactivité. Nous offrons un environnement de travail stimulant et des possibilités d’avancement intéressantes.

Dans ce poste, vous bénéficierez des conditions suivantes :

• Flexibilité sur l’horaire
• Gamme d’avantages sociaux
• Bureau à proximité du transport en commun (métro Saint-Laurent ou métro Sherbrooke)
• Possibilité de travail à la maison en fonction des politiques de l’entreprise et des directives de la santé publique
• Formation et développement continu

À propos d’Indero

Un leader mondial de la recherche clinique en dermatologie!

Anciennement connu sous le nom d’Innovaderm, Indero est un expert de renommée mondiale et un leader en recherche clinique en dermatologie. Forts de plus de vingt ans d’expérience, nous couvrons un large éventail d’indications, de populations de patients, de voies d’administration et de classes de médicaments, avec une présence à l’échelle mondiale.

Indero est une CRO spécialisée en dermatologie et en rhumatologie, avec plus de 25 ans d’expérience en recherche clinique et en gestion d’essais. Notre approche clé en main – qui comprend la conception du protocole, le recrutement des patients, le suivi des essais et les analyses biométriques – offre aux entreprises de biotechnologie et aux laboratoires pharmaceutiques les bases scientifiques rigoureuses et l’expertise ciblée dont ils ont besoin pour mener leurs études à terme de manière efficace et efficiente.

Grâce à une présence en Amérique du Nord, en Europe, en Asie-Pacifique et en Amérique latine, à des relations étendues et en constante croissance avec les investigateurs et les patients, ainsi qu’à une clinique de recherche dédiée par laquelle nous concevons et menons nos propres études, Indero est le partenaire CRO idéal pour répondre aux besoins cliniques à l’échelle mondiale.

Indero s’engage à offrir un traitement équitable et des chances égales à toutes et à tous. À ce titre, Indero fournira, sur demande, des mesures d’adaptation tout au long du processus de recrutement et de sélection pour les personnes en situation de handicap.

Veuillez noter : Indero n’accepte que les candidatures de personnes autorisées à travailler légalement au Canada.